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疫情之下,未来的工作空间长啥样——哈佛商业评论专业预测

发布时间:2020-07-27


新冠疫情之下,我们每天都在见证历史。办公空间毫无例外也在发生深刻变化,这其中酝酿着怎样的行业机遇呢?哈佛商业评论专访Programmable Habitats创始人詹妮弗·马格诺菲·阿斯蒂尔。

重要的不是WeWork的估值和软银一笔投资的成败,而是工作空间的革命!

许多变化早已埋下!Programmable Habitats创始人詹妮弗·马格诺菲·阿斯蒂尔(Jennifer Magnolfi Astill)说——她是工作空间演变的领先研究者之一,而且并非所有变化都会持续。然而,越来越清楚的是,新冠大流行已加速了办公空间的进化,从生产空间演变成为某种既是学习空间又是解决复杂问题的空间。因此,请想一想有线电视订户的情况:“如果我们将办公室视为一堆空间应用,而有线电视是一系列频道,这堆空间应用的内容就在发生变化,新冠大流行正在将这种变化推得更远,而且更快。”

Magnolfi Astill的工作主要集中在涉及人机协作的技术办公室,她曾为Google,百事可乐和BBC等数十家公司就工作空间提供咨询。《哈佛商业评论》最近专访Magnolfi Astill,以了解新冠大流行将如何影响办公室的未来。

哈佛商业评论:您对工作空间演变的研究表明,我们正在经历的工作变化并不是新冠大流行造成的。

Magnolfi Astill这种转变已经进行了一段时间。当前的情况是,这种变化非常耀眼,并加速了传统技术领域以外公司的跟进过程。在某些行业中,我们看到公司和个人在短短几个月内就采用了近10年的工作空间变革——例如默认使用数字协作工具和视频会议——仅仅是因为他们别无选择。

哈佛商业评论:10年?

我在技术领域中观察到的变化大约需要十年的时间。这似乎就是它的演进方式。

哈佛商业评论:您正在研究的那些我们刚刚看到的转变到底是什么?

Magnolfi Astill在技术领域,自1998年以来,我们已经观察到了三个结构性转变。这种转变发生在公司生态系统积极持续竞争一段时间以释放技术创新的潜力时。这创造了产品和服务的供求市场,也创造了产业中人才和劳动力技能密集。工作空间通常通过自身的创新不可避免地对此做出响应。

第一个转变发生在90年代后期。当时的初创企业(今天的硅谷老牌企业)竞相发掘互联网新技术的潜力。几年之内,工作空间发生了变化(无论是在物理设计还是在引入新的数字化工作工具方面),以支持今天我们所知道的码农们。电子邮件取代了面对面交流,而且高度网络化的企业园区也在增长。

大想法

随着公司竞争,释放出可移动技术的潜力(如智能手机,云计算以及由此带来的人类办公的移动性)。

第二个重大转变发生于2008年金融危机之后,这种转变变得很明显,当时不仅技术初创公司,而且更广泛的劳动力都能够利用移动工具。出现的工作空间响应是协同办公:工作空间租期更短,价格更便宜;新的自由职业者和创业公司的社区更加开放并共享了空间。联网办公设备可以装进口袋,因此工作空间的使用可以视为一项临时服务购买。

我们现在的转变是在十年后的2017年或2018年开始的,它的重点是发掘机器智能在企业中的潜力。将来,仅会留下极少数的知识工作区,甚至更少的制造业园区,其他都要通过利用机器辅助来解决复杂的问题,无论是通过预测模型来理解消费者的行为,机器人技术或其他形式的人机协作。

未来,将会是什么样子?

第三次转变的结果是出现了两个功能。新冠大流行在某些方面已经使这一点非常清楚,但是这种演变实际上是独立于它的。

首先,组织将需要空间让团队和领导者理解复杂性,提炼行动方针并共同制定决策。就像在当前情况下一样,他们将依靠机器来帮助实现这一目标。想想大流行期间州长的每日疫情简报。新闻发布会是人工智能与人力的结晶;他们没有展示的是由人和机器团队合作完成的工作,他们分析大型数据集以呈现病毒蔓延现状,并对可能的情况和结果进行建模。这种类型的工作空间需要同时支持全局图景和由机器学习驱动的专业数据的访问。

想想国防部的作战室,或NASA的任务控制室,或用于天气监控的预测中心。

另一种类型的空间将用于专门学习。吸收和应用新知识以适应不断变化的环境的能力对于在新冠大流行中生存至关重要。团队中应对这种类型的变革是年轻的初创公司所固有的,但是随着时间的推移,它会在经验丰富的员工队伍中不断积累,并通过不断的学习和技能传承再大规模地培养出来。

这两个功能都需要物理空间,因此对于转变中的竞争而言,它们可能是必不可少的。我已经在边缘案例中看到了这一点。

哈佛商业评论:什么是的边缘案例?

我研究机器人团队。他们经常解决以前从未遇到过的问题,并且由于工作的本质,他们通过集成机器辅助来解决这些问题。尽管这些团队流动不居,广布全球,但特定的关键任务和专业学习始终与其他团队成员(包括人和机器)共同在物理空间中发生。

Magnolfi Astill那么,新冠大流行正在加速向新型工作空间的第三次转变吗?

是的,但是有一点很重要:它不会一次全部发生。正如房地产主管和CIO所知,建筑物的运行时间不同于技术。这只是建筑物理结构的本质。从设计概念到用户使用,一定规模的办公空间项目要花费几年的时间。技术变革的速度显然要快得多。

这就是为什么我要研究创业公司和小企业案例的部分原因。一家初创公司不会考虑其空间内装设计。早期这并不是核心需求。它只是建立一种工作方式,并有机地创造空间来支持其工作。后来,当初创企业开始扩展规模时,它需要更大的空间来支持其独特的工作模式,并且随着这些类型的业务和工作风格的成熟,工作空间设计作为产业也随之而来。

但是,必须承认,2008年应对金融危机的举措并没有从办公室革新中拉开帷幕。应对金融危机的紧急反应没有满足办公室革新需求,大约花了四年时间才正式出现了协作空间,最终形成了孵化器和共享办公空间。工作空间的演变不是自上而下的,而是自下而上的。当来自用户时,通常是那种具有持久价值的东西。

关于新冠大流行将如何影响办公室,似乎人们经历了整个过程。首先,采用远程工作,并感受到它令人兴奋的新未来。Zoom会议让人精疲力尽,然后人们开始朝着不同的方向思考他们是否想回到办公室。但是办公室将会发生什么变化呢?

从,员的角度来看,这并不是线性的转变。改变不仅发生得更快,而且是紧急状态。必须指出。成千上万的人在病毒的阴云下工作。

话说回来,这个强制性在家工作实验会坚持下去么?需要采取什么重要措施?对于工作本身,最终的结果是突然转移到远程工作比大多数人所预期的要好。这是新冠大流行早期的统计,但是根据最近对5万名工人的调查得出的数据表明,有75%的人能够有效地关注当前情况下的团队和个人活动。另一方面,人们每天工作时间更多,模糊了工作时间和个人时间之间的界限,这在紧急情况下是可以预见的,但在正常情况下是不可持续的。

疫情期间我们工作经验的一些影响将继续存在。这将标志着我们对办公室的四个主要需求模式:专注,社交,协作和学习的永久性改变。以上讨论的大部分内容,尤其是在隔离初期,重点都是工作。工作的协作方面已被重新定义,技术领域以外的公司正在迅速学习如何做到这一点。但是最近,我们听到了有关工作的社会化方面的更多信息。随着时间的流逝,人们意识到他们错过了与生产无关的工作空间。

哈佛商业评论:您过去谈到过社交对创新和扩展网络之类的重要性。人与团体之间的“冲突”带来了更好,更具创造力的输出。那就是很多人开始怀念的?

Magnolfi Astill是。很难用生产力产出来量化社交,但是这次流行病使大多数职场人士都非常清楚社交的缺失。无论是随意的交谈,偶然的相遇还是下班后喝酒,这些对公司都具有真正的价值,并会影响其创新和解决问题的能力。它们对于员工敬业度和幸福感也具有真正的价值。

根据我和其他人的研究,远程团队可以通过每年至少聚会一次来巩固社交联系,从而改善团队合作,从物理互动中受益。我们知道,如果人们相距超过27米,则实际上他们不在同一空间内,因此我们可以设计一个工作区来使这些人更多碰撞和互动。当我们在物理世界中进行互动时,我们人类自然会吸收有关我们的环境以及彼此的大量信息,包括非语言暗示。这改善了与团队成员的沟通,信任和绩效,使我们能够建立和培养更丰富的工作关系,从而完全提高了人类工作的价值。

我仍然相信,这种大流行正在为我们提炼工作空间的价值。它为我们提供了关于办公室的工作和价值的有意义的观点。

哈佛商业评论:最终,办公室的用途是什么?

Magnolfi Astill这个问题有两个部分。这与工作演化的某些客观方面有关。另一个是基于组织文化和核心价值观。回答了这些问题之后,工作空间的设计方式可能会发生变化。

哈佛商业评论:办公室有可能不是生产力的最佳应用程序吗?实际上,企业可以通过减少办公室中的生产来提高生产力吗?

Magnolfi Astill这是可能的。这取决于驱动生产力的要素。那些在此期间收集定性和定量信息的人将能够洞察和建模,以了解在他们的工作空间中应该进行多少工作,是什么类型的工作,以及可以更好地远程工作。具体来说,占据数百万平方英尺空间的大型公司将需要进行空间优化。除了成本方面的考虑外,许多员工现在在管理工作上也有了新的灵活性和自主权,这通常只与初创企业有关。这方面总体上是有益的,因此我相信它将代表一个新的工作生态。公司和员工已经开始过渡,将希望保留其中的一些灵活性。

哈佛商业评论:因此,办公室为工人所做的工作正在改变吗?

Magnolfi Astill毕竟已经有一段时间了。将工作空间视为一种套餐。例如会议,旅行套餐或有线电视套餐。该产品包括许多东西(有用的没用的)。在会议上,您会收到主题演讲,分组讨论,社交聚会等。旅行套餐包括旅行团,酒店等。

使用捆绑包,我们倾向于购买整个东西,但只使用一部分。我们使用的部分往往会满足不断变化和发展的特定需求。因此,办公室的套餐将其称为“空间应用程序”:围绕重点即工作,包括会议,工作午餐,团队协作,创意游戏空间,运营支持等。

当工作发生结构性变化时,或者如我们所指的那样,系统性地破坏了工作,我们对工作空间的要求就会改变。

换句话说,新冠大流行一直有一种强制功能,使人们严格地审视自己的办公室,就像有人在说:“我为什么要为那些从未看过的电视频道付费?”

它就像一个放大镜。我们知道这是一个套餐,这使我们对是否需要附带一些东西(例如通勤)提出了质疑。现在我们知道,只要有社会契约的共识,我们就可以在没有办公室的情况下执行许多工作职能。这是无可挽回的,甚至像银行这样历来对移动性持怀疑态度的公司,也让人惊讶的是,即便如此突然而激进的劳动力转移,以他们自己的业务产出标准依然表现出色。

用我们的类比,这一刻使许多组织有能力坐下来思考:“工作空间包中的哪些组件我们将要复归,而我们又需要哪些组件呢?”例如,专注于个人的工作可能不会成为推进办公室的有用部分,因为既然已经对人员进行了测试,他们可以在家中表现更好。同时,公司仍将需要用于某些功能的物理工作区,这些功能需要在现实世界中进行交互。

在非常时刻,我们仍然太过深入,无法知道哪些应用程序将保留,哪些将在办公室之外发展。但是,关键是我们对可能的看法已经改变。这项经验为我们提供了重要的新见解,使我们对工作和时间方面的有价值的事情有了新的认识。这向我暗示,将出现新的合作方式,首先是数字化办公工具的创新形式,然后是物理空间的创新形式。在技术工作区中,我的研究表明,为复杂的问题解决和专门的学习功能而设计的空间将在未来的办公室中得到放大,而其他空间则将减少。确切的组合将取决于公司的文化和特定需求。

公司可能想开始改变他们的工作空间,但是有一个问题:它们已经租赁了办公空间状态。房地产的时间表与办公需求是不同的。

没错,但是正如我们之前所说,新冠大流行标志着没有回头路。正如我们最近几个月的工作经验向我们展示的那样,设想我们未来的工作空间的真正工作是从认识到“工作空间”不再仅仅是物理办公大楼,而是工作发生的数字/虚拟空间。这意味着将来的工作空间产品将带有一些物理空间应用程序和一些数字空间应用程序。

如果直到最近,房地产主管管理办公空间设施的大多数方面,在大流行期间的工作告诉我们,从CTOCHRO,内部通信等方面,更多的专业知识将涉及到设想未来的办公空间。这将改变租赁方式。 在办公地产中,我们将开始看到由新冠流行在1218个月内加速带来的影响。这次将揭示有关我们工作空间的很多信息。最后,数字不会说谎。从长远来看,让大型办公投资组合以10%到30%的容量运营,沉没成本根本就不可行。新冠可以省钱,可以带来空间变革。

关于作者:Scott Berinato是《哈佛商业评论》的高级编辑,也是《Good Charts Workbook:使更好的数据可视化和好的图表:有关更智能,更具说服力的数据可视化的HBR指南》的作者。

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